Si la celebración de la fiesta o evento se va a realizar en un espacio al aire libre, en un jardín o en una finca, es necesario montar una tarima o un escenario previniendo que pueda haber baile.

El tamaño de la tarima se calcula en función del número de invitados, siendo la estimación de 3 o 4 personas por metro cuadrado.

Debe haber baños en el sitio, en el caso de que no hubiese, existe la posibilidad de alquilar baños químicos, los cuales deberán ser revisados periódicamente, para comprobar si están limpios.

Es muy importante que en el lugar de celebración exista un espacio habilitado para estacionar los coches o una persona encargada de organizar el estacionamiento y de velar por la seguridad del vehículo.

Al celebrar el evento o fiesta al aire libre se hace necesario colocar toldos o carpas para proteger a los invitados del sol o de posible mal tiempo.

El tamaño adecuado de una carpa, irá en función del tipo de celebración.

Si se trata de una recepción de pie, se calculan dos personas por metro cuadrado.

Si vamos a celebrar una cena buffet o una cena en mesas, estimamos una persona por metro cuadrado.
Y para la pista de baile, serían 3-4 personas por metro cuadrado.
A todo esto hay que añadir todos los elementos extras, como la barra de bar, el equipo de sonido, etc.

En el caso de que se desee oscurecer las carpas, se usa lona opaca o paneles de PVC para el techo y los laterales.
Si por el contrario, deseas que entre la luz por las vistas al jardín, o a cualquier otro lugar impresionante, usa lonas transparentes tanto para el techo como para los laterales y/o fachada.

Con un terreno inclinado, también se puede colocar una carpa aplicando un sistema de relleno.
El más adecuado según la inclinación.

Las carpas tienen que ser montadas el día anterior al evento o fiesta y desmontadas el día siguiente.

Por último, hay que tener en cuenta dónde están situadas las tomas de corriente en una finca, que todo el personal que lo pueda necesitar esté informado y que se tomen las medidas oportunas para que la posible distancia no dificulte el trabajo.